内容証明郵便の書き方

内容証明郵便の書き方についてご説明いたします。

このページの目次

  1. 手書きorパソコン
  2. 使う紙について
  3. 文字数・行数のルール
  4. その他の作成上のルール

1. 手書きorパソコン

まずは手書きで書くかパソコンで打って印刷するかですが、これはどちらでも良いです。

もしパソコンを使うことに抵抗がなければ、パソコンのほうが楽なのでオススメです。

水がかかって「にじんで」しまうといけませんので、手書きの場合はペンの種類にお気をつけください。

また、パソコンで打って印刷する場合は、インクジェットプリンタだと水に弱いので、レーザープリンタがオススメです。

ご自宅にレーザープリンタがない場合もあると思いますが、その場合は次の3通りの方法をご案内したいと思います。

コンビニのコピー機でコピーする

自宅のインクジェットプリンタで印刷したものを、コンビニのコピー機でコピーするという方法です。

コンビニのコピー機はレーザー式ですので、雨に濡れてにじんでしまうこともありません。

セブンイレブンのネットプリントを使って印刷する

セブンイレブンにはネットプリントという便利なサービスがあります。

利用方法は次の流れとなります。

  1. Wordで作った内容証明をあらかじめネットプリントのサイトからアップロードします。
  2. 予約番号が発行されますので、その番号をメモしておきます。
  3. 最寄りのセブンイレブンの店舗に出向き、コピー機でその番号を入力して印刷します。

PDF化してUSBなどに入れ、セブンイレブンで印刷する

Wordで作った内容証明をPDFに変換し、USBメモリやSDカードなどに保存します。

Word2007/2010にはPDFに変換する機能がありますが、それ以前のWordをお使いの場合は、別途変換ソフトが必要となります。

無料のPDF変換ソフトもありますので「Word PDF変換 フリー」などと検索してみてください

PDFを入れたUSBなどを最寄りのセブンイレブンに持参し、コピー機に挿しこんで印刷することができます。

2. 使う紙について

手書きの場合

特に決まった用紙はありませんので、便箋でもなんでもOKです。

ただ、内容証明は同じものを3通用意しなければならないので、市販の複写式内容証明用紙をお使いになるのが良いと思います。赤枠が入っていて威圧感満点です。

パソコンで打って印刷する場合

パソコンの場合も、用紙に特に制限はありません。私はA4のコピー用紙を使っています。

また、手描きの場合と同じように、赤枠の入った威圧感のある用紙も売っていますので、この用紙をプリンタに入れて印刷する手もあります。

コンビニのコピー機を使う場合は、コンビニに備え付けられている用紙で問題ありません。

3. 文字数・行数のルール

手書きで専用の用紙を使う場合は、特に意識しなくても、そのまま用紙を使っていただければよろしいかと思います。

専用の用紙以外を使う場合は、1枚の用紙に書くことのできる文字数・行数に制限がありますので、ご確認ください。

字数が1文字でもオーバーすると、郵便局で受け付けてもらえません。

横書きで書く場合

次のいずれかのフォーマットで作ってください。

  1. 1行20字以内・1枚26行以内
  2. 1行26字以内・1枚20行以内
  3. 1行13字以内・1枚40行以内

私は横書きで、2.の26×20で作成することが多いです。

縦書で書く場合

  1. 1行20字以内・1枚26行以内

4. その他の作成上のルール

  • 使うことのできる文字は、ひらがな、カタカナ、漢字、数字、英字(人名、会社名、地名、商品名などの固有名詞のみOK)
  • 訂正する時は二本線で消してから、正しい文字を書きます。そして欄外に『○○字削除、○○字加入』と書き、必ず押印して下さい。
  • 文面が2枚以上になる時は、ホチキス等で留め、とじた所に契印(いわゆる割り印)を押してください。
  • 差出人と受取人の住所・氏名を書いてください。
  • 差出人の名前の隣に押印してください。(必ず必要というわけではありませんが、普通は押印します。)

訂正する方法について書きましたが、書き損じた場合は書き直した方が良いかもしれません。

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